Költségcsökkentési program előkészítés és végrehajtása

 Az alacsony profitabilitással, likviditási gondokkal és pénzügyi kihívásokkal küzdő vállalkozások életében jellemzően ellőbb-utóbb felmerül valamilyen költségcsökkentés iránti igény a menedzsment és tulajdonosok részéről.

Ugyanakkor egy rosszul kivitelezett költségcsökkentési program közép/hosszú távon, akár több kárt okozhat, mint amennyi megtakarítást hoz rövidtávon, ezért körültekintően kell eljárni és a költségcsökkentés megvalósulását nyomon kel követni!

Amit mindenképp vegyél figyelembe és alkalmazz, ha belevágsz.

Először is kell egy több szakterületet képviselő, kompetens projekt csapat, akiknek a tagja közösen átlátják és értik a célokat, valamint a lehetőségeket.

Még időben kell megkezdeni az ilyen programokat, amikor van lehetőség és erőforrás finanszírozni azt, illetve van idő egy átgondolt cselekvési tervet készíteni, valamint megvalósítani azt.

Priorizálni és számszerűsíteni kell a lehetőségeket, a kapcsolódó kockázatokkal együtt.

Bizonyos pontokon biztosan ellenállásba fog ütközni, ezért fontos hogy felsővezetői szintről legyen meg a támogatás és sokszor segít, ha külső tanácsadó is támogatja a folyamatot, független félként.

A csapatmunka, mint kulcseleme sikerhez

Akárcsak az élet számos más területén, itt is kiemelt szerep van a csapatmunkának és a „kollektív bölcsességnek”. Nem elegendő egyetlen emberre vagy területre bízni a program megvalósítását, hiba ha pl. abba csak a pénzügyi/controlling terüelt kerül bevonásra, mondván, hogy a „számokhoz ők értenek”. Szakterületek között kooperáció és közös, több szempontú gondolkozás szükséges, ezért a pénzügyön kívül az adott szakterület képviselőt, vezetői is be kell vonni, amely lehet a HR, műszaki terület, kiszolgáló területek stb.

Külső, független fél szerepe

Sokszor a belső ellenállás vagy a motiváció hiánya szükségesség teszi, hogy bekapcsolódjon egy független tanácsadó is munkába. A belső munkatársak ellenállásának vagy éppen az ötletek hiányának forrása lehet:

• a természetes ódzkodás a változástól, megszokás („mi ezt mindig így csináltuk, eddig is működött a dolog”)
• személyes érdek, ami rosszabb esetben anyagi, jobb esetben csak kényelemből fakad
• az ötlet nem az adott embertől származik
• az ötlet megvalósításához az adott ember/terület erőforrásaira lesz szükség
• a napi rutin, operatív feladatok mellett nincs lehetőség kiemelkedni és kicsit kívülről szemlélve átgondolni, hogy hol lehet változtatni (egy külső független szem sokszor könnyebben észreveszi akár a nyilvánvaló dolgokat is)

Költségelemzési módszerek, szempontok

Érdemes költségeket működési területek és költségkategóriák szerint elemezni, valamint hozzárendelni azokat termékekhez vagy folyamatokhoz. A vizsgálatot a Pareto elv figyelembe vételével javasolt folytatni, hogy valóban a jelentős kérdésekre lehessen fókuszálni (Pareto-elv, vagyis a 80–20 szabály szerint számos esetben a következmények 80%-a az okok 20%-ára vezethető vissza).

Meg kell vizsgálni, hogy melyek a feltétlenül szükséges költségek, priorizálni kell azokat a profit termelés és ügyféligények kiszolgálása szempontjából („jó” költségek vs. „rossz” költségek.). Szükséges azt is elemezni, hogy az esetleges problémák és megtakarítási lehetőségek belső okokra (pl. hatékonysági kérdések) vagy külső okokra (beszerzési források) vezethetők-e vissza?

a költségcsökkentési folyamat (projekt) összefoglaló ábrája