A hosszú távon is sikeres vállalkozások egyik elengedhetetlen feltétele, hogy a vevői igényeket kielégítő, jó minőségű termék(ek) vagy szolgáltatás(ok) köré épüljön, valamint hogy azok hatékony marketing munkával el is jussanak a megfelelő célpiacra. Ugyanakkor egy piacilag jól megalapozott vállalkozás önmagában még nem garancia a sikerre, mivel számos olyan buktató lehet, amelyen elvérezhet egy vállalkozás. Ezek lehetnek akár jogi, környezetvédelmi vagy pénzügyi jellegűek (de bármilyen kockázatról is beszélünk, mindegyiknek lesznek a nap végén pénzügyi következményei).

Fontos, hogy a vállalkozás gazdálkodását egy cég vezetője és tulajdonosa is átlássa! Az alábbiakban áttekintünk 5+1 olyan kiemelt témakört, amely megfelelő kezelése hozzájárul egy vállalkozás építéséhez és a cég pénzügyeinek kordában tartásához.

1. ismerd a számokat, tudd hogy mi történik

Ahhoz, hogy egyáltalán megértsd mi és miért történik a cégedben, nemcsak a vállalkozás szintű bevétel és eredmény számokat kell ismerned, hanem tudnod kell, hogy melyik üzletág/termék mennyivel járul hozzá? Nem árt tisztában lenned árazási, termelési döntések meghozatala előtt azzal, hogy hol vannak a fedezeti pontok, hogyan változik az meg. De legalább ennyire fontos, hogy a különböző működési területek költségeiről vagy épp az likviditási helyzetről is aktuális képed legyen (és számos olyan kérdésről amit most nem érintünk).

A vállalati pénzügyekben összefoglaló néven controlling szóval leírt eszköztár célja, hogy vállalkozás minden területéről átlátható képet biztosítson és segítse a döntéshozatalt. A controlling témakörében használt fogalom még a vezetői számvitel és vezetői információs rendszerek (MIS/VIR), mivel alapvetően számviteli információkon (is) alapul, de egy sokkal struktrulátabb és mélyebb, üzleti szempontból beszédesebb formában dolgozza fel az információkat.

2. tudd, hogy mi fog történni - üzleti tervezés

Az első lépés a cég működésének megértésében, ha tudod hogy mi történt eddig, de legalább ennyire fontos, hogy a jövőt is előre lásd (de legalábbis legyen elképzelésed róla, hogy mi fog történni). Ennek alapja az üzleti tervezés, amelyet nemcsak induló vállalkozások esetén szükséges elkészíteni, hanem célszerű azt minden évben aktualizálni és megtervezni előre az évet. Az üzleti tervezés minden működési területre, pénzügy aspektusra ki kell terjedejen, kezdve a kapacitás, termelési tervekkel az árbevétel tervezésen át a költség és beruházási tervekig. Emellett a hagyományos eszközökön túl már olyan adatalapú eszközök is segítik a tervezést mint a prediktív modellek vagy pl. a MonteCarlo szimuláció.

De nemcsak a normál működés mellett szükség a gazdálkodás kereteit kijelölő éves vagy hosszabb távú pénzügyi előrejelzések készítésére! Valamilyen változással járó szituációban - mint pl. a cég átalakítása, fejlesztése, nagyobb volumenű beruházási döntések, megváltozott piaci körülmények - még inkább előtérbe kerül, hogy a tulajdonosok és menedzsment tiszta képet kapjon a változások várható pénzügyi hatásairól.

3. legyél mindig likvid

Lehet egy vállalkozás jövedelmező, stabil piaci pozíciókkal és pozitív hosszú távú kilátásokkal, de ha rövid távú likviditás nem megfelelő, akkor komoly problémákat okozhat és végső esetben akár a cég túlélését is fenyegetheti. 

Gondolj arra a helyzetre, hogy az átlagosnál nagyobb beszerzést hajtasz végre, mert kedvező áron tudsz beszerezni valamilyen készletet és arra számítasz, hogy ezt nagyobb volument is értékesíted, majd abból kifizeted a szállítóid. Mi történik, ha az értékesítés elhúzódik vagy a vevőid a vártnál lassabban fizetnek? Ha van elegendő likvid tartalékod, akkor ebből meg tudod finanszírozni a hosszabb értékesítési ciklust, egyébként pedig olyan feszített likviditási helyzetbe kerülsz, ahol a szállítókkal kell alkudoznod, hogy adjanak fizetési haladékot!

A hatályos jogszabályok szerint a bíróság egy adós fizetésképtelenségét akkor állapítja meg, ha az adós szerződésen alapuló nem vitatott vagy elismert tartozását a teljesítési idő lejártát követő 20 napon belül sem egyenlítette ki vagy nem vitatta, és az ezt követő hitelezői írásbeli fizetési felszólításra sem teljesítette.

4. kezeld a pénzügyi kockázatokat

A pénzügy kockázatok számos formában megjelenhetnek egy vállalkozás életében, ha ezekre nem készül és nincs stratégiája, hogy miként kezelje azokat, akkor szintén könnyen egy egyébként prosperáló cég életében is komoly nehézséget okozhat. A teljesség igény nélkül az alábbi főbb kockázatok jelentkezhetnek (amelyek egy részével már külön bejegyzésekben foglalkoztunk, a lehetséges kockázatkezelési eszközökről ott olvashatsz):

• deviza árfolyam kockázatok
• beszerzési árak változásából fakadó kockázatok
• vevők fizetőképessége - partnerkockázatok
• kamatkockázatok - hitelkamatok változása miatti költségnövekedés

5. gazdálkodj okosan

Érthető okokból az értékesítési volumen és árbevétel növelése áll a legtöbb vállalkozás célkitűzéseinek a fókuszában. Ez azonban nem feltétlenül jelent magasabb profitot is, ha a költséggazdálkodást elhanyagolod: lehet sikeres, növekvő értékesítési mellett is veszteséges cég, ha megtermelt bevétel és fedezet nem áll összhangban a működési költségekkel.

Számos eszköze van annak, hogy a költségeket kordában tartsd, de alapvetően az alábbi 3 fő komponens szükséges hozzá:

1. meg kell határozni a megfelelő felelősségeket, költségkereteket (pl. egyes szervezeti vezetők és általuk menedzselt/felhasználható költségek köre és összege)
2. definiálni kell azokat folyamati elemeket, amelyeken keresztül (döntési mechanizmusok, erőforrások felhasználásának szabályai - ki, hogyan, milyen KPI alapján dönthet beszerzésekről, költségekkel járó akciók végrehajtásáról) 
3. nyomon kell követni a költségek tényleges alakulását, tervektől való eltérést 

+1. a pénzügyek nemcsak a könyvelőre tartoznak

Sok esetben - főleg kisebb vállalkozásoknál - tapasztaljuk, hogy tulajdonosok, vállalatvezetők a pénzügyi kérdéseket a könyvelők vagy a pénzügyes (feltéve, hogy van ilyen funkció a cégnél) "privilégiumának" gondolják, arra nyűgként tekintenek. A gyakorlatban viszont majdnem minden üzleti döntésnek, a cég összes működési területének van valamilyen pénzügyi vonzata, ebből kifolyólag nem lehet elszigetelt területként kezelni a pénzügyeket. Lásd például a költséggazdálkodás kérdését vagy éppen az üzleti tervezést: ezekben a könyvelés vagy pénzügy egy fontos láncszem, de önmagában nem elegendő pl. egy megalapozott üzleti terv összeállításához. Tipikus, amikor egy hitelkérelemhez szükséges fontos üzleti terv és cash-flow elkészítését - amelynek hitelesen alá kell támasztania az adósság visszafizetésének képességét - egy kötelezően kipipálandó elemként a könyvelőre bíznak. 

Jellemző probléma az is, hogy a könyvelő általában már csak követi az eseményeket: ha nincs bevonva az előkészítésébe, akkor utólag már csak reaktívan tud cselekedni, nem tud érdemben ráhatni az eseményekre. Például, ha adózási vonzattal járó üzleti döntést a könyvelő/pénzügyi (vagy adószakértő) terület bevonása nélkül hoznak meg, akkor nem biztos, hogy az adózási szempontból leghatékonyabb megoldás születik. 

Végezetül fontos, hogy egy bizonyos cégméret felett, már nem megspórolható, hogy vállalkozás pénzügyeit önálló, felelős vezető fogja össze: egyszerűen a közvetlen pénzügyi vonzattal bíró ügyek mennyisége, azok összetettsége és cégmérettel összefüggően megnövekedett pénzügyi kockázatok kezelése megköveteli, hogy erre is áldozzon vállalkozás. Arról, hogy egy modern pénzügyi vezető (CFO) a közvetlen pénzügyi kérdések mellett még mivel foglalkozhat itt írtunk.