A korábbi kapcsolódó bejegyzésben áttekintettük a vállalti controlling rendszer fő építő kockáit és számba vettük a jól elkülöníthető, különböző fókuszú controlling tevékenységeket. A 4 fő építőeleme egyikét a szervezeti és felelősségi kérdések jelentik, amit a jelen bejegyzésben fogunk részletesebben kifejteni. 

Rögtön az elején fontos kihangsúlyozni, hogy a felelősség többrétű, a teljes szervezetre kiterjedő. A legtöbb szervezeti egység érintett mind "felhasználóként", mind adatszolgáltatóként: egyrészt a vezetői információs rendszerből származó információk felhasználása a legtöbb gazdasági jellegű döntés alátámasztása esetén napirendre kerülhet. Másrészt számos, a vezetői információs rendszer szempontjából fontos információ maguknál a szervezeti egységeknél keletkezik meg, így a controlling típusú adatszolgáltatás minősége, gyakorisága kritikus tényező.

Gazdálkodási felelősség

A vállalkozás szervezeti egységeinek vezetői általában rendelkeznek valamilyen gazdasági döntési jogkörrel, gazdálkodási felelősséggel - akár profit centrumról, akár irányítási/kiszolgáló jellegű költség centrumról. Tipikusan ilyenek felelősségek, a teljesség igénye nélkül:

• üzleti tervben meghatározott pénzügyi KPI-ok (célként meghatározott kulcs mutatók) teljesülése
• meghatározott bevételi célok elérése, költségkeretek tervszerű betartása
• kapacitás bővítés, beruházások gazdasági racionalitásának alátámasztása

A controlling, mint szakmai terület felelőssége, hogy egy olyan rendszert építsen fel és üzemeltessen ,amely alkalmas a tervek teljesülésének követésére vagy éppen az új beruházások alátámasztásához szükséges benchmark információk (pl. egység költségek, termék szintű profit ráták).

Adatszolgáltatási felelősség

A gyakorlatban sokszor tapasztaljuk az ügyfeleinknél, hogy a controlling tevékenységhez kapcsolódó információszolgáltatási és -feldolgozási tevékenységet a szervezeti egységek a könyvelés vagy controlling "privilégiumának" tartják. Ugyanakkor figyelembe kell venni, hogy számviteli terület elsősorban a főkönyvi és adózási jellegű aspektusait kezeli a bizonylatoknak. A vezetői riporting szempontjából fontos dimenziók, mint pl. a hol/milyen területen (szervezeti egységnél) és milyen céllal került felhasználásra egy költség, csak akkor kerül megfelelően rögzítésre a rendszerben, ha ehhez a könyvelés megkapja az információkat.

Általában a költségszámlák esetében ez a számlaigazolás/számla jóváhagyás és iktatás folyamatának szabályozásával tehető gördülékennyé. De a bevételek esetében is szükséges, hogy "helyére kerüljenek" a riporting szempontból releváns információk! Vagy közvetlenül az adott szervezeti egység állít ki számlát és ekkor nekik kell megfelelő adattartalomról gondoskodni, vagy a szervezeti egységnek kell a számlázási feladatot úgy átadni a pénzügyi terület számára, hogy a számla a megfelelő controlling dimenziók figyelembe vételével kerüljön kiállításara és könyvelésere.

Az üzleti tervezésben az egyes szakmai területek szintén érintettek: cég szintű üzleti terv összeállításához a szervezetet érintő témákban adatszolgáltatás, szervezeti szintű célok definiálása stb.

Szakmai felelősség

 A controlling tevékenységek összefogásáért, a vezetői információs rendszer üzemeltetéséért nagyobb cégek esetében dedikált szervezeti egység a felelős. Kisebb cégeknél előfordulhat, hogy általában a számviteli - területet összefogó "back-office" felel a vezető információkért.

Sok esetben a belső szervezet kiegészülhet külső tanácsadóval, aki elsősorban a megfelelő szakmai keretek kialakításában és az informatikai háttér fejlesztésében tud segíteni.

A controlling felel az üzleti tervezés összefogásért, a vezetői igényeket kielégítő, az adott társaság üzleti sajátosságait figyelembe vevő riport és KPI rendszer kialakításáért, közreműködik az információk értelmezésében, ezeken alapuló döntések előkészítésében. Továbbá koordinációs szerepet is beölt, és egyfajta "katalizátorként" felel azért, hogy a nyers adatok, adatszolgáltatás időben és megfelelő minőségben megérkezzenek az érintett szervezetektől.

Informatikai, üzemeltetési felelősség

A controlling és vezetői információs rendszerek másik fő komponense az informatikai háttér (controlling adattárház, excel vagy online riportok ökoszisztémája).

Értelemszerűen az IT terület kulcsszerepet játszik az infrastrukturális háttér üzemeltetésében. De szükség esetén - függően attól, hogy a adatbázis fejlesztési kompetencia (SQL lekérdezések/riportok megírása) kinél áll rendelkezésre - akár a riport fejlesztési feladatokat is elláthat. A gyakorlati tapasztalat azt mutatja, hogy bizonyos méretnagyság és a riport rendszer komplexitásának függvényében érdemes az SQL/adattárház fejlesztési/BI kompetenciákat a controlling területen belül kiépíteni (vagy például itt jönnek jellemzően képbe a tanácsadók).

A következő részben a controlling dimenziók kialakításának kihívásait fogjuk bemutatni...