A vállalati controlling egyik alapvető feladata az üzleti teljesítmény mérése és megfelelő formában történő prezentálása az érintett döntéshozók és a tulajdonosok számára. Ehhez nyilvánvalóan szükséges, hogy a riportok átlátható, informatív formában készüljenek és naprakészek legyenek. Valamint fontos, hogy a megfelelő - a cég tevékenységéhez igazodó, releváns - információk jelenjenek meg a riportokban.

Ahhoz, hogy ezeket a kritériumokat teljesítse a controlling rendszerünk, elengedhetetlen alapfeltétel, hogy egy jól átgondolt szakmai koncepció  alapján definiáljuk mit és hogyan szeretnénk mérni. Illetve ennek a szakmai koncepciónak a részeként kialakítjuk azokat a bevétel és költség gyűjtő objektumokat, ún. controlling dimenziókat, amelyeket az ügyviteli-adminisztrációs rendszerekben (könyvelési, értékesítés és számlázás, CRM stb.) használni fogunk az egyes könyvelési tételek, számlák és egyéb információk kategorizálására. Fontos kiemelni, hogy a riporting során is ezek lesznek az alapvető építő kockáink, mind az adatbázis lekérdezések, mind az elkészült riportok ezekből kiindulva kerülnek megvalósításra, ezért számos szempontot figyelembe kell venni a struktúra kialakításánál!

Mi az a controlling dimenzió?

Egy olyan információs címke, amellyel az egyes nyilvántartási rendszerekben a könyvelési, értékesítési stb. tételek üzleti tulajdonságait írjuk le (pl. költségcsoport, szervezeti egység, termékkód stb.). Ezeknek a "címkéknek" a használata teszi lehetővé, hogy a riportokban is a megfelelő struktúrában tudjuk reprezentálni az információkat.

A ERP rendszerek pénzügyi-számviteli moduljaiban a jellemző dimenziók a főkönyvi szám, költséghely, munkaszám, projekt kód stb. 

Miért van szükség több dimenzióra is?

Ha szűken vett pénzügyi-számviteli riportok területén maradunk, akkor egy szofisztikált főkönyvi szám rendszerrel is megoldhatnánk a riport igényeket. Vegyük például alapul, hogy van 50 különböző főkönyvi számunk, de szeretnénk az 5 üzletágunk adatait külön gyűjteni. Ezt megoldhatjuk úgy is, hogy minden főkönyvi számból létrehozunk 5 külön verziót üzletágaként. Ez azonban távolról sem jó megoldás, több probléma is lehet azzal, ha mindent a főkönyvi számokon keresztül szeretnénk elkülöníteni: 

• könnyen "túlburjánzik", sok nem használt főkönyvi számunk lesz
• emiatt egy idő után már nehezen átlátható a számlatükör
• később a főkönyvi számlatükör karbantartása, új főkönyvi szám benyitása nehézkessé válik
• növeli a könyvelési pontatlanságot, ha túl hosszú listából kell választani
• a riportokat kiszolgáló adatbázis lekérdezések túl bonyolultak lesznek
• illetve maguk a riportok elkészítése is nehézkessé válik, például pivot táblás riportok egy adatmezőre nem készíthetőek

Mire figyeljünk oda controlling dimenziók kialakításánál?

• legyenek beszédesek, strukturált felépítésűek a dimenziók
• legyenek lehetőleg egységes szerkezetűek a különböző dimenzió csoportok
• legyen a későbbiekben rugalmasan bővíthető, ne fogyjunk ki az adott dimenzió csoportban az újabb
• figyeljünk arra, hogy hierarchikus felépítésű struktúrát hozzunk létre, amely a riportokban különböző mélységű csoportosításokat és azokban történő lefúrásokat is támogatja
• szükség esetén a riportokban használható, azok információ tartalmát kiegészítő metaadatokat is rendelhetünk a dimenziókhoz

A cikksorozat korábbi részei:

controlling rendszerek főbb elemei

felelősség és adatminőség kérdései