Az integrált vállalatirányítási rendszer, vagyis ERP bevezetése előbb-utóbb elkerülhetetlenné válik minden vállalkozás esetében egy bizonyos méretszint felett. A bevezetés költség és erőforrás igénye hosszabb távon szinte biztosan megtérül, ha jól választ a cég rendszert és körültekintően jár el a bevezetésnél: gyorsulnak az ügyviteli és számviteli folyamatok, ráadásul az integrált rendszer fenntartásának költsége megtakarítást is hozhat a több rendszer párhuzamos üzemeltetéséhez képest.
Végül, de nem utolsó sorban a vezetői riporting is jobban kiszolgálható egy ilyen rendszerrel. A bejegyzésben ez utóbbi irányából indulva, a controlling és vezetői riporting szempontok mentén vizsgáljuk, hogy miért érdemes bevezetni és mire kell figyelni.
A tapasztalataink, ügyféligények alapján általában 500 - 1.000 millió forint közötti bevételnél jön el az a pont egy cég életében, amikor már megkerülhetetlen, hogy a hagyományos számviteli/főkönyvi analitikákon túlmutató pénzügyi és üzleti riportokra is támaszkodjanak a cégvezetés során, üzleti döntésekben.
Miért érdemes bevezetni egy ERP rendszert?
Az alábbiakban összegyűjtöttünk 7+1 érvet a bevezetés mellett, de természetesen más szempontokat is felmerülnek, amelyek egy integrált vállalatirányítási rendszer bevezetését indokolják!
1. integrált rendszer: talán az első és egyik legfontosabb érv! Számos funkciót foglal(hat) magában egy ERP kezdve a hagyományos számviteli/pénzügyi funkcióktól a számlázási és készletkezelési feladatokon át a HR vagy akár termelésirányítási funkciókig. Ebből az integráltságból pedig számos egyéb előny származik, ami részben a következő pontokban jelenik meg.
2. naprakész adatok: mivel egy rendszeren belül kezeljük az különböző folyamatokat, adatokat, ezért a könyvelések folyamatosan - sokszor online, azonnal - történhetnek és nem kell arra várni ,hogy egyik rendszerből átkerüljenek az adatok a másikba (pl. számlázóból vagy bérszámfejtő programból a könyvelésbe)
3. adat duplikációk elkerülése: nemcsak időt takarítunk meg vele, de az adatkonzisztencia fenntartását is segíti, ha elkerüljük a dupla adatrögzítést és ebben rejlő hibalehetőségeket! Például a törzsadatok esetében, ha egy rendszeren belül kezeljük a partneri törzsadatokat vagy épp a riporting és költségelszámolás szempontjából fontos kontrolling dimenziókat
4. controlling dimenziók: az ERP rendszerekben számos olyan dimenzió, rögzítőkód létezik, amelyek lehetővé teszik a pénzügyi és értékesítési adatok strukturált, vezetői riporting igények kiszolgálását támogató módon történő rögzítését, az adatok gyűjtését
5. könyvelési szabályok: a mai ERP rendszerekben általában már előre definiálhatunk számos olyan könyvelési szabályt/sablont, amely a kontírozást nagyban leegyszerűsíti és gyorsítja, valamint biztosítja, hogy a költségek és bevételek a megfelelő controlling dimenziókra kerüljenek
6. költségfelosztási, átterhelési funkciók: a riportkészítés (pl. üzletági vagy termékszintű jövedelmezőség esetében) sokszor szükségessé teszi, hogy valamely profit/költség elszámolási egységek között költségeket terheljünk át vagy osszunk fel több egység között! A fejlett ERP rendszerek előre beállítható automatizmusokkal vagy manuális belső könyvelési funkciókkal támogatják ezeket a controlling folyamatokat.
7. riporting kiszolgálás egy helyről: mivel az adatok egy helyen - egy adatbázisban - vannak, így a riportkészítés is jelentősen hatékonyabbá és megbízhatóbbá válik, nem igényel akkora fejlesztést. Habár maguk az ERP rendszerek is számos egyszerűbb lekérdezési, riport funkcióval rendelkeznek, de azért a tapasztalat az, hogy az egyedi igények miatt a vezetői riportokat érdemes külön, erre szolgáló környezetben kialakítani, az egydi igényeknek megfelelően fejleszteni.
------------------------------
+1 adatátadás, interface-ek: bár maguk az ERP rendszerek számos modult integrálnak magukba, de természetesen azért a teljes működést még ezek a rendszerek sem tudják teljesen lefedni! Tipikusan ilyen lehet például egy webshop értékesítési felület vagy online banki felület (ez utóbbit értelemszerűen a bank biztosítja). Ugyanakkor az integrált vállalatirányítási rendszerek vagy már eleve tartalmaznak interface-t az adatok átvételére vagy a fejlesztő rendelkezik a szükséges ismerettel, hogy ilyet kifejlesszen.
Mik lehetnek a buktatók, mire kell figyelni?
A fentieken túl számos más előnye lehet az ERP bevezetésnek! Tipikusan ilyen az ügyviteli folyamatok felgyorsulása, a hatékonyság növekedése az automatikus könyvelésekből, dokumentum feldolgozási funkciókból és hibák csökkenéséből kifolyólag.
Nem mindegy ugyanakkor miként fogunk neki és hogy hajtjuk végre a bevezetést! Összegyűjtöttünk néhány tipikus hibát is, ami miatt az új vállalatirányítási szoftver nem hozza meg a várt eredményeket:
- nincs megfelelő igényfelmérés a projekt előtt: nem tudjuk pontosan, hogy milyen funkciókat szeretnénk használni, milyen folyamatokat akarunk lefedni, kik lesznek a felhasználók stb.
- nincs belső projektfelelős, bevezetésbe bevont vezető, aki felügyeli, hogy teljesülnek-e az elvárt célok
- a későbbi napi, operatív felhasználókat nem vonják be a bevezetésbe
- nem kapnak megfelelő oktatást a felhasználók a rendszerről vagy eleve nem elégségesek az alapvető informatikai/felhasználói ismeretek
- az ERP rendszerek általában valamilyen jól bevált, tapasztalatokra alapozott ügyviteli folyamatokat foglalnak magukba (kikényszerítenék ezen folyamatok alkalmazását): amennyiben ellenállás van, a szervezet nem tud változtatni a berögzült, nem hatékony folyamatokon, akkor
- nem mérik fel előre a várható költségeket és informatikai igényeket, így menet közben válik csak világossá, hogy mekkora beruházást is jelent az új ERP
Ha érdekel a téma, akkor a cikksorozat korábbi részeiben további információkat találsz:
