A jelen bejegyzés apropóját a kialakult egészségügyi és annak nyomán fellépő gazdasági vészhelyzet adja: szeretnénk praktikus tanácsokkal és egy kis gyakorlatias eszközzel segíteni az olvasók, illetve érintett vállalkozásokat abban, hogy ha  a cég fennmaradása érdekében költségeket kell csökkenteni, akkor annak mértékét hogyan érdemes meghatározni, milyen szempontokat kell mérlegelni.

Alapvetően a költségek nagyobb mértékű csökkentése a rosszul működő vagy nem hatékonyan gazdálkodó (pazarló) cégek estében szokott szükségessé válni. Néhány korábbi bejegyzésben foglalkoztunk is már a témával (ld. például itt és itt), azonban a jelen helyzet gyökeresen más a korábban ismert szituációkhoz képest: sajnos sokkal drasztikusabb és gyorsabb intézkedésekre lehet szükség, amely tömegesen érinti a vállalkozásokat. Ráadásul azon vállalkozások is lépéskényszerbe kerültek, amelyek egyébként 2020 márciusáig hatékonyan működtek!

Általános szempontok - mielőtt nekivágunk!

A következőekben azt fogjuk áttekinteni, hogyan érdemes meghatározni a szükséges költségcsökkentés mértékét és ehhez egy egyszerű eszközt is adunk, amely segítségével többek között a nemrég bevezetett, a kieső munkaidőre jutó állami bértámogatás hatását is modellezni lehet.

Mielőtt azonban erre rátérnénk, van a gyors cselekvési kényszer ellenére is néhány olyan általános szempont, amelyet érdemes figyelembe venni. Azért fontos ezeket észben tartani, mert bár rövid távon a cég megmentése szempontjából sikereket hozhat egy nem kellően átgondolt költségcsökkentés is, de hosszabb távon a vállalkozás bevételtermelő képességét gyengíti!

• fűnyíró elv elkerülése - differenciálás nélkül (jó költségek vs. rossz költségek) ne fogjunk neki a költségcsökkentésnek: legyen egy előre felvázolt koncepció és meghatározott szempontrendszer, hogy mely költségeket miért és milyen mértékben lenne szükséges csökkenteni
• fontos lenne, hogy a meglevő üzleti/pénzügyi tervünket revidiálva vagy akár egy teljesen új pénzügyi tervet készítve, de cég működését hosszabb távon vizsgálva határozzuk meg a költségcsökkentést
• vizsgáljuk meg a költségek természetét és szükségességét, azokkal foglalkozzunk először, amelyek nem feltétlenül szükségesek (főleg nem a túlélés szempontjából)
• később problémát jelenthet ha nem kerülnek előzetesen felmérésre vagy nem vesszük figyelembe az esetleges kockázatokat: pl. karbantartási költségek csökkentése esetén a műszaki meghibásodások, üzemszünetek
• ha átmeneti a probléma - inkább finanszírozási jellegű - akkor érdemesebb lehet inkább a cash-flow menedzsment eszközeivel élni, minthogy olyan módon csökkentsük a költségeket (HR, knowhow, erőforrás, szállítói kapcsolat leépítése stb.), ami a hosszabb távú versenyképességet fenyegeti
• tipikusan ilyen az ügyfélszempontok figyelmen kívül hagyása: ne csökkentsük úgy a költségeket, hogy az az ügyfél elégedettséget és így a nap végén a bevételeket is csökkenti
• előzetes befektetést igénylő költségcsökkentési lehetőségek elutasítása: ne húzz le a listáról olyan lehetőséget, ami akár átmeneti/egyszeri költséggel járhat (tipikusan szerződés megszüntetés költsége), de később többszörösen megtérülhet

Szükséges költségcsökkentés mértékének meghatározása

Nézzük is akkor, hogy milyen lépéseken keresztül tudjuk a költségek csökkentésére vonatkozó számításokat megtenni! Első körben próbáljuk a "big picture" alapján az összesített célt meghatározni: összesen mekkora költségcsökkentésre lehet szükség a kialakult helyzet és várható bevétel kiesés miatt.

Ha már meghatároztuk a célszámot, akkor sorra kell venni a költségeinket és egyesével megnézni, hogy milyen konkrét költségcsökkentés lehetőségek vannak és ezen belül hol van érdemi tere a kiadások lefaragásának vagy épp a gyors beavatkozásnak? Az innen letölthető kis excel modell ezen lépéseken vezet végig, itt most a főbb lépéseket vesszük sorra. 

Költségcsökkentési célok számítása

(1) Határozd meg, hogy a válsághelyzet előtt mekkora volt az átlagos havi bevétel és abból realizált árrés / haszon. Lehetőség szerint érdemes ezt külön üzletágak, termékcsoportok vagy tevékenység típusok szerint is megtenni!

(2) Számítsd ki az átlagos havi fix kiadásokat, pl. a HR és működési költségeket.

(3) Becsüld meg 2-3 forgatókönyv szerint is, hogy mekkora bevétel csökkenés várható és ez a költségek változatlansága mellett mekkora profit csökkenést vagy veszteséget okozna.

(4) Határozd meg, hogy mekkora az a minimális profit, amit el szeretnél érni még bevétel csökkenés esetén is, vagy legalábbis mekkora az a maximális veszteség, amit még finanszírozni lehet (pl. a meglevő tartalékokból vagy esetleg kölcsönökből).

(5) A beavatkozás nélkül becsült veszteség - (3) pontban -  és a (4) pontban meghatározott célszám különbözete megadja, hogy mekkora a szükséges költségcsökkentés. Konkrét példával: ha havi 3 millió Ft veszteség még finanszírozható és beavatkozás nélkül 10 millió Ft lenne várható veszteség, akkor minimum 7 millió Ft / hó költségcsökkentés szükséges.

Részletes költség tervezés, költségcsökkentés kivitelezhetőségének tervezése

(1) Érdemes költségeket működési területek és költségkategóriák szerint elemezni, valamint hozzárendelni azokat termékekhez vagy folyamatokhoz. Amennyiben van a cégnél megfelelő pénzügyi controlling, már kialakított vezetői riporting, akkor ez vélhetően nem jelent problémát.

(2) A vizsgálatot a Pareto elv figyelembe vételével javasolt folytatni, vagyis a valóban a jelentős költségsorokra kell fókuszálni első körben (Pareto-elv, más néven a "80–20 szabály" szerint számos esetben a következmények 80%-a az okok 20%-ára vezethető vissza --> érdemes a költségek 80%-át kitevő legnagyobb tételekkel kezdeni).

(3) Meg kell vizsgálni, hogy melyek a feltétlenül szükséges költségek, priorizálni kell azokat például a működés fenntartása és ügyféligények kiszolgálása szempontjából („jó” költségek vs. „rossz” költségek). Tipikus költség kategóriák lehetnek egy ilyen megközelítés esetében:

• fix/kötött költségek: azok a költségek, amelyeket szerződéses vagy egyéb (pl. jogszabályi) kötelezettség miatt nem lehet csökkenteni vagy a cég túlélése érdekben szükséges szinten tartani
• "must have": azok a költségek, amelyek cég működése szempontjából elengedhetetlenek, de csökkenthetők valamelyest
• középtávú v. stratégiai célú kiadások: olyan erőforrások, szolgáltatások - azok igénybevétele miatt felmerülő költség - amelyek alapvetően szükségesek ugyan a hosszabb távú üzletmenet fenntartása miatt, de átmenetileg akár nagyobb mértékben is csökkenthető vagy elhalasztható az igénybe vételük
• jóléti v. "nice-to-have": olyan kiadások, amelyek akár közép távon jelentősen csökkenthetők

(4) Ha a fentiekkel megvagyunk, akkor az egyes költségsorok szerint meg kell határozni a cselekvési tervet - mit kell tenni a költségcsökkentés érdekében:

• pl. szerződések szüneteltetése/felmondása/átütemezése?
• megrendelések csökkentése?
• költségkeret gazdálkodás bevezetése, költségkeretek csökkentése?
• beruházások elhalasztása?
• ki lesz a cégen belül a felelőse, aki végrehajtja?

Támogatások, külső források bevonása

A szükséges költségcsökkentések mértéke a kialakult helyzetben különböző támogatási vagy finanszírozási források segítésével mérsékelhető. A bejegyezésnek nem célja ezeket részletesen áttekinteni, viszont ezek közül is sokakat érintő  eszköz lehet a kieső munkaidőre járó bértámogatás, mivel ezáltal a cégköltség csökkenése mellett bizonyos esetekben elkerülhető lehet a munkavállalói jövedelem csökkenése.

A letölthető excel modell utolsó munkalapja az esetleg HR költség csökkentéshez ad egy számítási táblázatot, amelyben a munkaidő változások megadásával, a fejlesztési időre jutó bért is figyelembe véve lehet a várható hatásokat modellezni - mind a cég, mind a munkavállaló szempontjából!

Élet a költségcsökkentésen túl...

A költségcsökkentés eszköztára legtöbbször valamilyen krízis helyzetben kerül elő, annak rövid távú kezelését segíti, azonban a hosszú távú sikeres működést már nem feltétlenül szolgálja. Ezért mindenképp érdemes az alábbi szempontokat is mérlegelni - hogyan tudjuk az alábbi eszközökkel javítani a cég helyzetét? 

• Üzletfejlesztés
• Méretgazdaságosság
• Marketing aktivitás
• Hatékonyság növelő beruházások
• Cégvásárlás
• Szociális és humán szempontok

Ezekről a lehetőségekről és mellékelt költségcsökkentési kalkulátor használatáról egy következő bejegyzésben fogunk írni: ha hasznosnak találtad és érdekel a bejegyzés második része, akkor érdemes a blogot követni, mert hamarosan jelentkezünk!